Nimmt Anrufe und E-Mails entgegen, versteht das Anliegen und bereitet jede Aktion als Entwurf vor – Ihr Team prüft und gibt mit einem Klick frei.
"Die Heizung funktioniert seit heute Morgen nicht mehr, es wird gar nicht warm."
Ich verstehe, das ist natürlich unangenehm. Haben Sie schon versucht, den Thermostat zu überprüfen?
Anrufe und E-Mails kommen gleichzeitig an. Viele Vorgänge wiederholen sich täglich: Schadensmeldungen, Rückfragen zu Verträgen, eingehende Berichte, die verteilt und abgelegt werden müssen. Teams springen ständig zwischen Telefon, Postfach und Ablage hin und her.
Nachrichten gehen unter, vor allem außerhalb der Geschäftszeiten.
Ständige Unterbrechungen verhindern fokussiertes Arbeiten.
Mieter warten, die Zufriedenheit sinkt, der Druck steigt.
Mit wachsendem Portfolio steigt das Kommunikationsvolumen und damit der operative Druck auf das Team.
Eine KI für Telefon, E-Mail und Dokumente. Versteht jedes Anliegen und legt Ihnen fertige Entwürfe vor – ausgeführt wird erst nach Ihrer Freigabe.
Routinevorgänge liegen fertig als Entwurf bereit. Ihr Team prüft gebündelt statt ständig zu reagieren.
Anrufe außerhalb der Bürozeiten werden angenommen und strukturiert zusammengefasst – kein Anliegen bleibt liegen.
Jede Aktion braucht eine Freigabe, jede Freigabe ist im Audit-Trail nachvollziehbar.
Drei Abläufe aus dem laufenden Pilotbetrieb – jeder endet mit einer Freigabe durch Ihr Team.
Ein Labor- oder Prüfbericht kommt per E-Mail herein – VoroAI legt die Mitteilung an die Bewohner, die Mail an den Hausmeister und die Ablage des Dokuments als Entwürfe bereit, Ihr Team gibt mit einem Klick frei.
Nimmt niemand ab, geht VoroAI ans Telefon, nimmt das Anliegen auf und schickt Ihrem Team eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail – Folge-Mails liegen bereits als Entwurf bereit.
Ihr Team fragt in natürlicher Sprache nach Hausordnung, Verträgen oder Protokollen – jede Antwort mit Beleg aus Ihren Unterlagen – keine erfundenen Angaben.
Weitere Abläufe – von Wasserschaden bis Schlüsselbestellung – richten wir gemeinsam im Piloten ein.
Jede Immobilie ist anders. VoroAI beantwortet Fragen zu Hausordnung, Hausmeister-Kontakten und Mietbedingungen aus Ihrem Dokumentenbestand – jede Antwort mit Beleg aus Ihren Unterlagen, keine erfundenen Angaben.
VoroAI ersetzt keine bestehenden Systeme, sondern arbeitet mit Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware zusammen und bereitet wiederkehrende Kommunikationsaufgaben zur Freigabe vor.
VoroAI ist keine zusätzliche Software, die Ihr Team aktiv bedienen muss. Die KI arbeitet im Hintergrund, nimmt Anliegen über Telefon und E-Mail auf und legt Ihnen fertige Entwürfe zur Freigabe vor.
VoroAI ersetzt kein System. Die KI arbeitet mit Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware, Ihrer Telefonie und Ihren Postfächern zusammen und bereitet Vorgänge dort vor, wo Ihr Team ohnehin arbeitet.
Was wir vertraglich und technisch zusichern – ohne Zertifikats-Versprechen, die wir (noch) nicht halten können.
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in der EU (Frankfurt) verarbeitet und gespeichert.
Wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO – mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Ihre Daten werden ausschließlich für Ihre Vorgänge genutzt – nie zum Trainieren von KI-Modellen.
Jede Aktion und jede Freigabe wird nur-anfügend protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.
Verschlüsselte Übertragung und verschlüsselte Speicherung aller Daten.
Klicken Sie eine Frage an, um die Antwort zu sehen.
VoroAI ist ein KI-Mitarbeiter für Hausverwaltungen. Er nimmt Anliegen per Telefon und E-Mail entgegen, versteht, worum es geht, und bereitet jede Aktion als Entwurf vor: die Antwort an den Bewohner, die Mail an den Hausmeister, die Ablage des Dokuments. Ihr Team prüft den Entwurf und gibt ihn mit einem Klick frei. VoroAI liest mit und bereitet vor – gesendet wird erst nach Ihrer Freigabe.
Nein, nicht im Standard. Jede nach außen wirkende Aktion liegt als Entwurf bereit und wird erst durch eine Freigabe Ihres Teams ausgeführt. Nur wenn Sie für einen klar abgegrenzten Vorgang bewusst eine Vollautomatik freischalten, handelt VoroAI dort ohne Rückfrage. Diese Entscheidung treffen Sie, nicht die KI.
Typische Vorgänge aus dem Verwaltungsalltag: eingehende Ergebnis- oder Laborberichte, Schadensmeldungen, Rückfragen zu Hausordnung oder Verträgen, verpasste Anrufe. VoroAI nimmt das Anliegen auf, strukturiert es und bereitet die passenden Folgeschritte als Entwürfe vor. Welche Vorgänge in Frage kommen, klären wir gemeinsam im Pilot.
In wenigen Schritten. Zunächst analysieren wir gemeinsam Ihre wichtigsten Kommunikationsprozesse. Anschließend wird VoroAI mit den relevanten Objektinformationen, Abläufen und Ansprechpartnern eingerichtet und mit Ihrer bestehenden Rufnummer und Ihren Postfächern verbunden. Ein erster Einsatz mit ausgewählten Vorgängen ist in der Regel innerhalb weniger Wochen möglich.
Nein. VoroAI arbeitet mit Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware zusammen. Ihre Systeme bleiben führend; VoroAI bereitet Vorgänge vor und legt sie Ihrem Team zur Freigabe vor.
Ja. Wir führen aktuell Pilotprojekte mit Hausverwaltungen durch, in denen VoroAI mit ausgewählten Vorgängen getestet wird. So lässt sich schnell feststellen, welche Anliegen sich gut vorbereiten lassen und welchen Mehrwert die Lösung im Alltag bringt.
Ausschließlich in der EU, auf Servern in Frankfurt. Wir handeln als Auftragsverarbeiter und schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ihre Daten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Übertragung und Speicherung sind verschlüsselt, und jede Aktion wird in einem nur-anfügenden Audit-Trail protokolliert.
Dann sagt VoroAI das offen und übergibt an Ihr Team – statt eine Antwort zu erfinden. Die KI sammelt dabei alle relevanten Informationen, damit Ihr Team schnell reagieren kann.
Ja. Sie definieren, welche Vorgangsarten VoroAI vorbereitet, welche direkt an eine Person gehen und ob es Fälle gibt, in denen Sie bewusst eine Vollautomatik freischalten möchten. Bittet ein Bewohner ausdrücklich um ein persönliches Gespräch, wird das immer respektiert.
Ja. Wenn niemand abnimmt, nimmt VoroAI den Anruf entgegen, erfasst das Anliegen und schickt Ihrem Team eine strukturierte Zusammenfassung per E-Mail. Folge-Mails liegen als Entwurf bereit, die Freigabe erfolgt am nächsten Arbeitstag durch Ihr Team.
Für Hausverwaltungen, bei denen täglich viele Anliegen per Telefon und E-Mail eingehen und das Team entlastet werden soll, ohne die Kontrolle über die Kommunikation abzugeben. Aktuell arbeiten wir im Pilotbetrieb mit Hausverwaltungen in Bayern.
Die drei Abläufe laufen bereits bei Verwaltungen im Alltag. Sprechen Sie mit uns über einen Pilot für Ihre Verwaltung.
Kein Sales-Pitch. Wir zeigen Ihnen die drei Abläufe aus dem Pilotbetrieb.
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